Czym są księgi rachunkowe i kto jest zobowiązany do ich prowadzenia?

Księgi rachunkowe (inaczej księgi handlowe), czyli tzw. pełna księgowość, to jeden z najbardziej złożonych i precyzyjnych systemów ewidencjonowania operacji gospodarczych w przedsiębiorstwie. Może je prowadzić każda firma, jednak niektóre podmioty są zobligowane do ich wyboru.

Księgi rachunkowe — co to jest?

Księgi rachunkowe to system ewidencji księgowej wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie mają miejsce w firmie. Wprowadzane w ramach pełnej księgowości zapisy muszą być chronologicznie uporządkowane i zgodne z obowiązującymi przepisami. Ich prowadzenie wymaga zaangażowania, czasu i wiedzy, dlatego też wiele firm prowadzenie pełnej księgowości oddaje w ręce biura rachunkowego. Niemniej to właśnie ta forma rejestrowania zdarzeń gospodarczych jest najbardziej precyzyjna i daje pełny wgląd w bieżącą sytuację finansową organizacji.

W skład ksiąg rachunkowych wchodzą: dziennik, księga główna, zestawienie obrotów i sald, księga pomocnicza, inwentarz (wykaz aktywów i pasywów).

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Zgodnie z Art. 2 ust. 1 Ustawy o rachunkowości do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobligowane są następujące podmioty:

• spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, w tym również organizacje) oraz spółki cywilne, a także innych osób prawnych,
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółek partnerskich,

jeśli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

Prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkiem również:

• jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
• gmin, powiatów, województw i ich związków oraz: państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych; gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych,
• jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem wymienionych wyżej spółek,
• oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1252).

Księgi handlowe mogą też dotyczyć jednostek niewymienionych powyżej, jeśli uzyskują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych (od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane).

Pozostałe podmioty mogą dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych.